Pytanie o podstawę do wydania pracownikowi lub innej osobie upoważnionej list płac czy innej dokumentacji na podstawie której naliczono wynagrodzenie powraca bardzo często. Pada zarówno od księgowych jak i obsługi kadrowej. Wątpliwości narastają jeszcze bardziej, gdy osoba zainteresowana zaczyna powoływać się na RODO.
Okazuje się, że temat jest prosty i nie wymaga powoływania zbyt wielu podstaw prawnych. Wystarczy poznać mechanizmy działania opisane w rozporządzeniu, by adekwatnie do żądań osoby zainteresowanej spełnić jej żądanie – oczywiście z zachowaniem terminów i procedur określonych w przepisach.
Od 1 stycznia 2019 obowiązują przepisy, które dokładnie precyzują: jakie dokumenty, komu, w jakiej formie i w jakim terminie wydaje pracodawca.
Szkolenie stanowi instrukcję postępowania, zarówno dla służb kadrowo – płacowych jak i innych, gromadzących dokumentację pracowniczą. Pozwoli opracować schematy działania w firmie i uchroni przed konsekwencją jaką jest kontrola PIP.
Plan szkolenia
- Definicja kodeksowa udostępniania, na żądanie pracownika do wglądu dokumentów, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.
- Czy udostępnianie jest tożsame z wydawaniem kopii ?
- Osoby upoważnione do odbioru i wglądu do dokumentacji.
- Karty i listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą wydawane na wniosek.
- Zakres dokumentacji pracowniczej o jaką może wystąpić pracownik.
- Wniosek jako forma składania żądania.
- Wniosek wysłany drogą mailową, za pomocą operatora pocztowego czy dostarczony osobiście – weryfikacja uprawnień.
- Propozycje gotowych druków i ich formy.
- Przechowywanie wniosków odpowiednio w części B lub C akt osobowych.
- Termin na wydanie dokumentacji.
- Forma wydawanej kopii w przypadku prowadzenia dokumentacji płacowej w formie elektronicznej.
- Wymogi formalne dla wydawanej kopii dokumentacji.
- Osoby upoważnione przez pracodawcę do wydawania dokumentacji pracowniczej.
- Odbiór dokumentacji – potwierdzenia odbioru.