KSeF najczęściej zadawane pytania

Ostatnie tygodnie przyniosły nam prawdziwy boom zapytań dotyczących wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur. Widać to choćby po naszej przepełnionej skrzynce mailowej, gdzie wiadomości od klientów piętrzą się jeden na drugim! W obliczu tak licznego zainteresowania postanowiliśmy zebrać najczęściej pojawiające się pytania, a następnie przygotować na nie odpowiedzi.

A oto kilka z nich: 

1. Jak wygląda nadawanie uprawnień w KSeF w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną? Co w przypadku jeśli mój podpis elektroniczny nie zawiera numeru NIP lub numeru PESEL.  

Nie trzeba niczego zgłaszać. Uprawnienia o charakterze właścicielskim są przypisane do osoby będącej podatnikiem — automatycznie. Istnieje możliwość skorzystania z systemu, autoryzując się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Podpisem Zaufanym. W przypadkach szczególnych, gdy podmiot posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie numeru NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

2. Chcę upoważnić osobę do wystawiania e-faktur. Jak to zrobić? 

W takiej sytuacji należy udzielić niezbędnych w tym zakresie uprawnień do wystawiania faktur. Udzielenie powyższego uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji KSeF dla podatników.

3. Biuro rachunkowe wystawia faktury sprzedażowe w moim imieniu. Czy za każdym razem muszę upoważniać poszczególnych pracowników tego biura do wystawienia e-faktur? 

W systemie KSeF istnieje możliwość, aby podatnik wskazał konkretny podmiot uprawniony do wystawiania faktur – w tym przypadku biuro rachunkowe. W związku z tym faktury mogą wystawiać osoby uprawnione do wystawiania faktur, czyli pracownicy tego biura.

4. Jestem podmiotem zagranicznym, który od kilku lat prowadzi sprawy w Polsce za pośrednictwem pełnomocnika. Czy pełnomocnik będzie mógł działać w moim imieniu w KSeF? 

Podmiot zagraniczny posiadający numer NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie przez podmiot zagraniczny, zawiadomienia ZAW-FA, w którym wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF.

5. Co to jest token? Jaki jest jego okres ważności? 

Token autoryzacyjny to specjalny sposób logowania się do KSeF. Za pomocą wygenerowanego tokena posiadasz uprawnienia do wystawiania oraz przeglądania faktur. Podatnik może taki token wygenerować, przypisać mu uprawnienia oraz nadać mu nazwę. Token można unieważnić. Token nie traci swojej ważności.  

6. W dniu dzisiejszym wystawiłam fakturę. Czy muszę ją dzisiaj wysłać do KSeF? 

Nie. Wystawiony dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, oczywiście przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

7. Ile faktur korygujących mogę wystawić do jednej faktury sprzedaży? 

Nie ma tutaj ograniczeń ilościowych dotyczących faktur korygujących.

8. Popełniłem błąd przy wystawianiu faktury. W wyniku przeoczenia przesłałem fakturę  z błędami rachunkowymi. Czy system to wychwyci? 

System nie dokonuje automatycznej weryfikacji błędów rachunkowych na fakturze. Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF i zawiera błędy, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

9. Czy istnieje możliwość dołączania do e-faktury załączników? 

Do faktur ustrukturyzowanych nie można dołączyć załączników. Jednakże w treści faktury można umieścić link do odpowiedniej dokumentacji. Dodatkowe informacje można umieścić w sekcjach: Dodatkowy Opis, Dodatkowe Info lub w stopce faktury. Możliwe jest także przekazywanie załączników oddzielnie, poza systemem KSeF.

10. Co jeśli wysłana faktura zostanie odrzucona? Co należy zrobić? 

Odrzucona faktura nie jest traktowana jako wystawiona, więc nie można dla niej sporządzić korekty ani jej anulować. Jeśli system odrzuci fakturę, to podatnik decyduje, czy chce ją skorygować i przesłać ponownie do KSeF.

System może odrzucić fakturę tylko w przypadku niezgodności struktury pliku ze wzorem logicznym lub jeśli jest wprowadzana przez osobę nieuprawnioną.

Rekomendujemy wdrożenie mechanizmów w systemach fakturowania, które przed wysyłką pliku sprawdzają zgodność xml ze wzorem struktury logicznej. Dzięki temu unikniemy opisanych problemów.

11. Kiedy faktura jest doręczona? 

Faktura ustrukturyzowana jest traktowana jako otrzymana w Krajowym Systemie e-Faktur w dniu, kiedy system przypisuje jej unikalny numer identyfikacyjny.

12. Co to jest numer identyfikacyjny  faktury i jakie jest jego znaczenie? 

Numer KSeF to unikatowy identyfikator faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się z: NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia faktury w formacie Rok-Miesiąc-Dzień, sześciu znaków technicznych generowanych automatycznie oraz sumy kontrolnej, która jest również generowana automatycznie. W schemacie FA(2) nie ma pola dla numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej. Numer ten jest tworzony przez KSeF i podawany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Jeśli jesteś zainteresowany, aby w temacie Krajowego Systemu e-Faktur dowiedzieć się jeszcze więcej, zachęcamy do skorzystania ze szkolenia, które organizuje nasza Akademia.

Podczas szkolenia, które poprowadzi Marcin Otręba uczestnicy będą mieli okazję zdobyć kompleksową wiedzę na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Szkolenie skupia się na zasadach wystawiania faktur ustrukturyzowanych, korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz omówieniu narzędzia do wystawiania bezpłatnych faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.

W trakcie szkolenia uczestnicy będą mogli przechodzić przez funkcje tego narzędzia, co pozwoli im na praktyczne poznanie jego działania.

Dodatkowo szkolenie porusza kwestie takie jak wdrożenie u podatnika Krajowego Systemu e-Faktur, wystawianie faktur ustrukturyzowanych, nowe pojęcia i definicje, a także skutki wprowadzonych zmian w fakturowaniu.

Jeśli jesteś zainteresowany uczestnictwem w szkoleniu lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat oferowanych treści, zachęcamy do odwiedzenia strony Akademii Podatków i Prawa.

Klaudia Wieczorek